IT-Automatisierung als Antwort gegen die Corona-Krise

CLOUD Prozessautomatisierung

5 Möglichkeiten, wie die IT-Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen kann die Coronakrise zu überstehen

Angesichts der weltweit 500.000 Menschen, welche mit dem Coronavirus (COVID-19) infiziert sind, und der stetig steigenden Zahl der Todesopfer steht es außer Frage, dass wir es mit einer Pandemie zu tun haben. Aufgrund von Angst und Unsicherheit schränken immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsreisen ein und greifen auf Fernarbeitsvereinbarungen zurück, um die Auswirkungen zu minimieren und mögliche Geschäftsunterbrechungen zu verhindern. Die Bedeutung der Vorbereitung auf das, was sich schnell zu einer schweren Weltgesundheitskrise entwickelt hat, darf keinesfalls unterschätzt werden. Mit der Krise gehen plötzliche und substanziellen Veränderungen einher, u.a am Arbeitsplatz, die alle Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen stellen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen mehr VPNs bereitgestellt werden, Mitarbeitern ein Fernzugriff auf Dateien ermöglicht werden und neue Kanäle für die gemeinsame Kommunikation eingerichtet werden. Diese ganzen, neuen Aufgaben sind für die IT-Teams mit viel Arbeit verbunden und lenken von effektiven, täglichen Aufgaben ab.

Die schnelle Lösung dieser ernsten und schwerwiegenden Probleme sollte für die Führungskräfte aller Branchen höchste Priorität haben. Die gute Nachricht ist, dass es mit der richtigen Technologie möglich ist, die bevorstehende Arbeit zu minimieren. Aus diesem Grund haben wir die fünf wichtigsten und möglichen Anwendungsfälle zusammengestellt, die eine Automatisierung der Unternehmensprozesse nahtlos ermöglichen.

VPN-Zugriff

Durch die vielen Mitarbeiter, die jetzt grünes Licht für das Arbeiten im Homeoffice bekommen haben, steigt die Nachfrage nach VPNs erheblich. In der Folge nehmen auch die Probleme des VPN-Zugangs sowohl für Mitarbeiter als auch für Auftragnehmer zu, wie z.B. das Zurücksetzen, Öffnen und Schließen, VPN-Zertifikatsaktualisierungen usw. Dies stellt eine zusätzliche Belastung für das IT-Personal dar, welches bereits durch andere wichtige Vorgänge ausgelastet ist und auch durch fehlendes geeignetes Personal und/oder Ressourcen können bevorstehende Aufgaben nur eingeschränkt realisiert werden. Durch eine Automatisierung dieser Arbeitsabläufe können Remote-Mitarbeiter schnell einsatzbereit sein, ohne den bereits überlasteten Zeitplan des IT-Teams weiter zu beanspruchen.

Berechtigungen und Kennwort bezogene Problemstellung

Auch die Anfragen nach Systemberechtigungen und Rücksetzungen von Passwörtern häufen sich, wenn Mitarbeiter von zuhause arbeiten. Im Umkehrschluss bedeutet das mehr Arbeitsaufwände für das IT-Team. Jeder IT-Techniker weiß nur allzu gut, dass Anfragen wie diese leider zeitaufwändig sind und die Fachkräfte von wichtigen Aufgaben ablenken und an deren Abschluss hindern. Auch hier kann die Automatisierung einen enormen Einfluss haben, indem sie den Anwendern Selbstbedienungsoptionen bietet und dadurch die IT entlastet.

Ressourcen erweitern

Eine der größten IT-Herausforderungen, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, ist das Ressourcen Management. Eine manuelle Überwachung und Zuweisung von Ressourcen entspricht keiner optimalen Zeit- und Ressourcen Auslastung des IT-Teams. Im Rahmen der Prozessautomatisierung können Anfragen zur Ressourcen Bereitstellung, in automatisierte Arbeitsabläufe umgewandelt werden, die von den Endbenutzern mit wenigen einfachen Mausklicks selbst ausgelöst werden können. Dies führt zu einer verbesserten User Experience für den Endbenutzer und zur Entlastung des IT-Teams.

Tägliche Server- und App-Wartung

Leere Büroräume müssen nicht gleich einen Stillstand der IT bedeuten. Wichtige Vorgänge wie der Neustart der Applikationen, die Rotation des App-Pools, die Bereinigung von Protokollen, des Festplattenspeicherplatzes sowie die Speicher- und CPU-Auslastung müssen berücksichtigt werden, um Geschäftsunterbrechungen zu minimieren. Auch diese Prozesse lassen sich mit Workflows automatisieren und können entweder nach Zeitplan oder automatisch durch ein oder mehrere Ereignisse ausgelöst werden. Der Vorteil daran ist, dass die IT-Fachkräfte die Möglichkeit haben die Systeme dezentral zu administrieren.

On-boarding / Off-boarding

Die Ausbreitung des Coronavirus erfolgt besonders für neue als auch für ausscheidende Mitarbeiter zu einem ungünstigen Zeitpunkt. Dennoch muss der Arbeitsalltag fortgesetzt werden, unabhängig davon, ob diese Teammitglieder im Büro oder von zu Hause ihre Aufgaben erledigen. Das On- und Off-boarding der Mitarbeiter ist jedoch ein zeitaufwendiger Prozess. Glücklicherweise kann der gesamte Onboarding- und/oder Offboarding – Workflow automatisch eingeleitet und schnell abgeschlossen werden, wodurch Verzögerungen vermieden werden und eine optimierte Ressourcen Zuweisung gewährleistet wird.

Zusätzliche Tipps zur Pandemievorsorge für IT-Teams:

Bewertung der IT-Lieferkette zur Bestimmung der Vorbereitung
Implementierung von Lösungen zur Verwaltung von dezentralen Rechenzentren
Überprüfung und/oder Implementierung von Richtlinien für die Fernarbeit, insbesondere Fragen bezüglich BYOD, vom Unternehmen ausgegebene IT-Equipment, priorisierte Zugänge und Internet – Bandbreitenkapazität
Nutzen der Cloud, um mögliche Risiken zu mildern
Untersuchung und Nutzung alternativer Kommunikationskanäle (Sprache, Chat usw.)
Webbasierte Videokonferenzen nutzen
Entscheiden, welche Geschäftsvorgänge, die einen hohen Ressourcen Verbrauch erfordern, fortgesetzt werden müssen und welche verschoben werden können
Verzögerung/Verschiebung nicht wesentlicher IT-Operationen
Staffelung der Betriebszeiten und der Personalzuweisung zur Erleichterung der Bandbreiten Nachfrage
IT-Budget und Projekte entsprechend neu ausrichten

Diese jüngste katastrophale Gesundheitskrise erinnert uns daran, wie anfällig Unternehmen für äußere Umstände sein können. Durch den Einsatz neuester Technologien, wie z.B. intelligenter IT-Prozessautomatisierung, können Unternehmen ihre Mitarbeiter schützen und mögliche Auswirkungen minimieren. Da sich gezeigt hat, dass die Ermöglichung von Fernarbeit die Produktivität verbessert, die Mitarbeiterfluktuation verringert und die Betriebskosten senkt, könnten Unternehmen, die diese Richtlinien umsetzen, am Ende der Krise stärker daraus hervorgehen als zuvor.